Soulagez votre charge de travail en nous délégant la création de la plateforme d'inscription en ligne de votre événement : un site internet d'inscription à vos couleurs, une base de données sur mesure et simple à administrer, des emailings personnalisés, une application qui révolutionne l'accueil sur site...

Site internet d'inscription en ligne

Véritable vitrine de votre événement, le site internet apporte à vos invités toutes les informations essentielles (programme, plan d'accès). Il donne également le « ton » de votre événement.

Le site s'articule autour du formulaire d'inscription, personnalisé et pré-rempli, offrant des fonctionnalités classiques* :

  • Confirmation de présence à l'événement, régime alimentaire éventuel, remarques
  • Choix de conférences/ateliers (avec quotas de places dipsonibles mis à jour en temps réel)
  • Informations de transport pour l’organisation des transferts
  • Choix de l'hébergement et précision des nuitées souhaitées
  • Chargement de photo avec annuaire en ligne
  • Paiement en ligne (avec génération de facture au format .pdf)
  • Envoi automatique de la confirmation d’inscription personnalisée pour chaque invité
  • Possibilité d’impression de son « e-badge » individuel
  • Ou toute autre fonction, même complexe, que nous pouvons créer spécialement pour vous.

Emailings

Convives simplifie et fiabilise vos opérations d’emailing :

  • Sur la base des éléments que vous nous fournissez (texte et identité visuelle) : réalisation de la maquette HTML des emails pour garantir leur bonne réception dans toutes les messageries.
  • Envoi des emailings à votre demande.
  • Personnalisation du contenu des emails selon l’identité et le profil de l’invité.
  • Accompagnement du client pour optimiser l’envoi en tenant compte de ses contraintes techniques (collaboration avec le responsable informatique du client).

Back-office de suivi en temps réel

Convives vous propose un outil de travail simple, performant et fiable :

  • Suivez l'actualité des inscriptions via les statistiques en temps réel du tableau de bord
  • Soyez autonome pour toute la gestion quotidienne des inscriptions (consultation / modification / ajout d'invité / suppression…)
  • Envoyez à vos participants des emails d'invitation personnalisés
  • Exportez les données d'inscription sous excel sur simple clic. Toutes vos données sont récupérables à n'importe quel moment.

Application mobile de pointage sur site

Pour compléter la plateforme et vous assurer toujours plus de confort, de fiablité et de simplicité, Convives a développé une application IOS permettant de pointer les participants à leur arrivée sur site.
Disponible sur Iphone, IPod ou Ipad, elle permet de scanner automatiquement les bagdes imprimés par les participants, ou affichés sur l’écran de leur mobile.
L’application met automatiquement à jour la base de données de la plateforme.

Elle permet de :

  • Accélérer l’accueil des participants sur le site avec un personnel d’accueil réduit
  • Connaître en temps réel le nombre des participants présents pour anticiper au mieux les besoins et ajuster l’organisation de l’événement sur place.

Les avantages de la solution Convives

Aucune connaissance technique requise : nous vous livrons une plateforme prête à l'emploi.
Une prestation sur mesure : nous adaptons notre solution à votre événement, vos besoins et vos contraintes.
Une liberté graphique : aucune restriction sur la présentation de votre plateforme.
Utilisez notre application de pointage sur site et révolutionnez l'accueil de vos participants